Особенности работы на дому

Новые условия жизни бросает свои определенные  вызовы,  и как следствие — наша культура работы меняется в глобальном масштабе. Но работа на дому не обязательно означает разлуку.

Акцент нужно делать на установки  новых процедур для общения и сотрудничества. Это требует самодисциплины,  терпения и гибкости. Но имея правильную практику, мы можем эффективно работать и одновременно объединять команды.

Следуйте этим шести рекомендациям, чтобы превратить «удаленную» работу в «подключенную».

Поставьте правильный фундамент на место

Убедитесь, что у вас есть инструменты, необходимые для эффективного общения и совместной работы.

• Аппаратное обеспечение (компьютер, микрофон, камера) и необходимое программное обеспечение
• Высокоскоростной интернет
• Тихое и безопасное место для работы
• Легкий доступ к командным группам совместной работы и общим дискам
• Документируйте предпочитаемое рабочее время и делитесь им со своей командой и партнерами
• Документируйте цели, результаты и сроки.

 

Убедитесь, что у встреч есть четкая цель и повестка дня, а предварительные чтения изложены заранее.

Никогда еще не было так важно быть связанной компанией. С правильными инструментами и планированием, работа из дома не должна чувствовать себя удаленной.

Обсудите рабочие предпочтения с командой

Поговорите о предпочтениях в общении (электронная почта, чат, видео), частоте «один к одному», принятии решений и о том, как/когда эскалировать. Если вы менеджер, не забывайте регулярно проверять свою команду. Удаленная работа может быть изолирующей — даже быстрое «привет» может пройти долгий путь.

Регулярно общайтесь и делитесь контекстом

Когда команды рассредоточены, трудно узнать, кто был подвержен воздействию проектной информации и обновлений, поэтому важно усилить контекст в письменной форме, один на один и командных встречах. Всегда начинайте с самого высокого уровня контекста на встречах и письменных документах, гарантируя, что все знают о целях, результатах и статусе, прежде чем вдаваться в детали.

Хорошо управляйте своими встречами

Хорошо структурированные встречи и последующие мероприятия имеют решающее значение для того, чтобы помочь людям оставаться продуктивными и связанными, когда некоторые или все члены команды работают дома.

• Назначайте встречи в то время, когда доступность людей максимально перекрывается. Иногда бывает трудно избежать ранней или поздней встречи в удаленной команде — в таких случаях убедитесь, что неудобства распределены справедливо.
• Убедитесь, что у встреч есть четкая цель и повестка дня, а предварительные чтения рассылаются заранее. Добавление этой информации в приглашение на собрание позволяет сохранить все это в одном легкодоступном месте.
• Если вы ведете полностью удаленное собрание, назначьте модератора и установите основные правила, чтобы все были услышаны.
• Используйте видеозвонки для встреч, в том числе один на один. Видео помогает установить присутствие и связь. Используйте технологию видеоконференций, которая работает для вашей команды (например, в нашем случае ZOOM ).
• Подумайте о том, чтобы использовать наушники для встреч, чтобы убедиться, что вы можете хорошо слышать и блокировать другие отвлекающие факторы.
• Если вы не разговариваете во время удаленной встречи, убедитесь, что вы отключили звук, чтобы все могли слышать говорящего.
• Присутствовать. Оставайтесь сосредоточенными на собраниях и подавайте невербальные сигналы, что вы включены. Небольшие действия, такие как кивок головой, помогают другим обрести уверенность в том, что вы вовлечены в разговор.
• Будьте внимательны к людям, которые работают из дома, когда несколько человек на собрании находятся в разных местах.
• Поделитесь подробными заметками после встречи. Создавайте совместные сообщения/документы для всех встреч и назначайте кого-то в команде, чтобы убедиться, что заметки, отзывы, решения и т. д. отслеживаются и делятся ими.

Возьмите трубку, когда это имеет смысл

Быстрый звонок (в рабочее время) часто является самым быстрым способом решить проблему один на один или в небольшой группе. Установите норму команды, чтобы использовать телефон для быстрого решения проблем или если есть проблемы с подключением.

Будьте внимательны к трудным разговорам

Поймите, что некоторые темы могут быть сложнее обсуждать, когда люди находятся на расстоянии (например, давая конструктивную обратную связь). Если вам нужно поговорить о чем-то деликатном, начните с того, что спросите, как чувствует себя человек, и продолжайте с ним после разговора, чтобы снова зарегистрироваться. Планируйте вести эти разговоры по видеосвязи, а не по телефону.

Практикуйте хороший уход за собой

• Создайте рутину, которая работает для вас и вашей команды. Создайте рутину, которая поможет вам выполнять свою работу эффективно и результативно. Для некоторых людей речь идет о перестройке структуры офисной среды в их домашнем офисе, в то время как для других речь идет о создании новой рутины.
• Установите разумные границы. Удаленная работа над проектами может привести к тому, что вы почувствуете себя «всегда включенным» или  появится так называемый «синдром менеджера».  Уделяйте приоритетное внимание перерывам в работе и осознавайте потенциальные признаки эмоционального выгорания в себе и других людях. Это особенно важно во время кризиса, когда члены семьи могут быть дома после школы или работы.
• Оставайтесь на связи. Общайтесь со своими социальными сообществами (на рабочем месте и Facebook) и, как это имеет смысл, встречайтесь для социальных чатов или даже просто виртуальных «кофейных чатов», чтобы оставаться рядом с вашими коллегами и друзьями.

Нурзат Раймкулова

Категории: Общая